ตอนที่ 300 ศาสตร์แห่งการจัดระบบ

ในชีวิตประจำวันยุคปัจจุบัน หากต้องการดื่มชา แต่น้ำยังไม่ได้ต้ม กาน้ำและถ้วยชาก็ยังไม่ได้ล้าง ชาก็ต้องเดินไปหยิบที่ห้องนั่งเล่น จะทำอย่างไรดี?

การล้างกาน้ำต้มน้ำ กาน้ำชา และถ้วยชา ใช้เวลาอย่างละหนึ่งนาที เดินไปหยิบชาใช้เวลาหนึ่งนาที ต้มน้ำใช้เวลาสิบนาที หากต้องการดื่มชา จะต้องใช้เวลารวมทั้งหมดเท่าไหร่?

การทำเรื่องแค่นี้ คนส่วนใหญ่ไม่ต้องอธิบายอะไรมาก ก็สามารถจัดแจงเวลาได้เป็นอย่างดี แทบจะไม่ปล่อยให้เสียเวลาหรือขั้นตอนใดๆ เลย

เพราะต่อให้ไม่มีความรู้เรื่องทฤษฎีคณิตศาสตร์ระดับสูง ประสบการณ์ในชีวิตประจำวันก็เพียงพอที่จะแก้ปัญหานี้ได้แล้ว

แต่ว่า

หากให้เด็กสิบขวบที่ไม่เคยมีประสบการณ์ในเรื่องนี้มาก่อนมาทำล่ะ? เขาจะยังสามารถจัดแจงได้อย่างเป็นระเบียบ โดยไม่เสียเวลาและขั้นตอนหรือไม่?

หรือถ้าให้ซับซ้อนกว่านั้น หากต้องการให้คนหนึ่งร้อยคนได้ดื่มชา แต่เตาต้มน้ำมีเพียงยี่สิบเตา อนุญาตให้ต้มน้ำได้พร้อมกันเพียงยี่สิบคน จุดรับกาน้ำต้มน้ำ กาน้ำชา และถ้วยชามีเพียงสี่จุด แต่ละคนใช้เวลารับของครึ่งนาที จุดรับชามีเพียงสองจุด แต่ละคนใช้เวลารับชา 10 วินาที…

แล้วกว่าคนที่หนึ่งร้อยจะได้ดื่มชา จะต้องใช้เวลารวมทั้งหมดเท่าไหร่?

การย้ายเมืองหลวงก็เปรียบเสมือนการขยายเหตุการณ์คนหนึ่งร้อยคนดื่มชาให้ใหญ่ขึ้นเป็นหมื่นเท่า…

ราชวงศ์ ขุนนาง กองทัพ ราษฎร แต่ละกลุ่มคนมีความแตกต่างกัน สิ่งของที่ต้องใช้ก็ไม่เหมือนกัน ยิ่งไปกว่านั้นจำนวนก็มหาศาล ความซับซ้อนก็ยิ่งทวีคูณ

แล้วจะทำอย่างไรจึงจะสามารถจัดสรรกระบวนการทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด? จะทำอย่างไรให้คนแต่ละระดับชั้นได้รับทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุดในระหว่างการอพยพ ใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด เพื่อให้ทุกขั้นตอนสามารถดำเนินไปได้อย่างสมบูรณ์?

นี่ก็คือศาสตร์แห่งพฤติกรรมองค์กรและวิทยาการจัดการอย่างเป็นระบบพื้นฐาน…

ฟังดูอาจจะดูลึกซึ้ง แต่แท้จริงแล้วมันก็คือการประยุกต์ใช้ทฤษฎีทางคณิตศาสตร์ขั้นสูงนั่นเอง

ในยุคหลัง เฟยเฉียนเป็นมนุษย์เงินเดือนจอมเก๋าในออฟฟิศ มีความเชี่ยวชาญในการจัดสรรทรัพยากร การจัดบุคลากร และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแบบรื้อกำแพงฝั่งตะวันออกไปโปะกำแพงฝั่งตะวันตก ยิ่งไปกว่านั้น ในการประชุมใหญ่ของบริษัททุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นงานเลี้ยงปีใหม่ งานมอบรางวัล ฯลฯ ซึ่งมีคนตั้งแต่หลักร้อยไปจนถึงหลักพัน การจัดเตรียมสถานที่ กำหนดการ จัดหารถ รับประทานอาหาร และที่พัก ล้วนต้องคิดให้รอบคอบ หากเกิดข้อผิดพลาดในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง ก็จะกลายเป็นปัญหาใหญ่…

ดังนั้น กระดาษที่เฟยเฉียนมอบให้ ก็คือตารางแผนงานรวมสำหรับการย้ายเมืองหลวงของราชวงศ์ฮั่นนั่นเอง

จากลั่วหยางไปฉางอัน มีระยะทางประมาณแปดร้อยลี้ ระยะทางเดินทัพโดยทั่วไปอยู่ที่สี่สิบถึงหกสิบลี้ต่อวัน นั่นก็หมายความว่าหากเดินทางจากลั่วหยางไปฉางอัน จะต้องใช้เวลาประมาณสิบห้าวัน

เฟยเฉียนไม่สามารถรู้จำนวนที่แน่นอนของนางกำนัลและขันทีในวังหลวงได้ ข้อมูลเหล่านี้จะรู้ได้ก็ต่อเมื่อตรวจสอบบัญชีจากกรมเส่าฝู่เท่านั้น เฟยเฉียนจึงใช้ตัวเลขโดยประมาณในการคำนวณ อย่างไรเสียหากในยุคราชวงศ์ฮั่นใช้จุดทศนิยมเข้ามาเกี่ยวข้อง ก็อาจจะทำให้คนงุนงงและอ่านไม่เข้าใจยิ่งขึ้นไปอีก

ทำไมคนทั่วไปถึงรู้สึกกระวนกระวายใจเวลาต้องย้ายบ้าน? ก็เพราะมีของที่ต้องจดบันทึกและเก็บลงกล่องมากเกินไป กระจัดกระจายไม่เป็นระเบียบ ของใช้จุกจิกที่ปกติจัดไว้อย่างเป็นระเบียบ ก็จะโผล่ขึ้นมาเหมือนหญ้าที่พันกันยุ่งเหยิง ทำให้รู้สึกหงุดหงิดใจ

สิ่งที่เฟยเฉียนนำเสนอให้หลี่หรูในตอนนี้ ก็คือการสรุปแยกหมวดหมู่เป็นสองส่วนหลัก คือ คน และ สิ่งของ ในส่วนของคน จะรวมถึงจำนวนคนในแต่ละกลุ่ม เช่น ฮ่องเต้ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ส่วนในเรื่องของสิ่งของ จะแบ่งออกเป็นสี่ส่วน คือ เสื้อผ้า อาหาร ที่อยู่อาศัย และการเดินทาง ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การเดินทางจากลั่วหยางไปจนถึงฉางอัน โดยระบุถึงสิ่งของที่ราชวงศ์ต้องการในแต่ละด้าน…

แน่นอนว่า ด้วยข้อจำกัดของกระดาษ เฟยเฉียนจึงไม่อาจเขียนรายละเอียดได้ทั้งหมด ทำได้เพียงเขียนหมวดหมู่คร่าวๆ ออกมา แต่ที่สำคัญที่สุดคือแผนผังกระบวนการที่กินพื้นที่ไปครึ่งหน้ากระดาษ ซึ่งก็คือตารางความคืบหน้า

ตั้งแต่ลั่วหยางถึงฉางอัน กำหนดจุดพักในแต่ละวัน สถานที่ที่ต้องไปถึง จำนวนคนและสิ่งของที่ต้องการ รวมถึงเสบียงอาหารที่แต่ละพื้นที่ต้องเตรียมไว้ให้ ล้วนระบุไว้อย่างชัดเจน…

ยิ่งหลี่หรูอ่าน เขาก็ยิ่งรู้สึกสนใจ เขาลูบหนวดเครา ในที่สุดรอยยิ้มก็ปรากฏขึ้นบนใบหน้า

ไม่ใช่ว่าหลี่หรูไม่เข้าใจ หรือทำสิ่งเหล่านี้ไม่เป็น อย่างเรื่องรายละเอียดต่างๆ ในการอพยพฮ่องเต้ หลี่หรูก็จำได้ขึ้นใจ ทุกวัน ทุกขั้นตอน ล้วนพิจารณามาอย่างถี่ถ้วนแล้ว แต่หลี่หรูกลับไม่สามารถอธิบายและถ่ายทอดออกมาให้ชัดเจนเหมือนเฟยเฉียนได้ เพื่อให้คนอื่นเข้าใจว่าต้องทำอะไร และต้องทำถึงระดับไหนถึงจะเรียกว่าทำได้ดี

เปรียบเสมือนช่างไม้ฝีมือเอก ที่สามารถเหลาไม้ให้เป็นแผ่นกลมได้มาตรฐานอย่างง่ายดาย แต่ถ้าถามเขาว่าค่าพาย (Pi) ของวงกลมนี้คือเท่าไหร่ พื้นที่ของแผ่นกลมนี้คือเท่าไหร่ เขาก็คงตอบไม่ได้…

หลี่หรูในตอนนี้ก็เปรียบเสมือนช่างไม้ฝีมือเอกผู้นั้น ในใจเขารู้แจ้งทุกอย่าง แผนการเดินทางโดยรวมได้ถูกเตรียมไว้ในใจแล้ว แต่เขากลับไม่มีวิธีที่จะทำให้ลูกน้องเข้าใจรายละเอียดทั้งหมดในใจเขาได้อย่างสมบูรณ์

จึงทำให้เขาต้องคอยสั่งงานทีละเรื่อง จากนั้นก็ต้องรอให้แต่ละเรื่องรายงานกลับมาที่เขา แล้วก็นำมาคำนวณและประมวลผลในใจอีกครั้ง ก่อนจะสั่งงานต่อไป

การคำนวณที่มหาศาลเช่นนี้ จะไม่ทำให้คนเหนื่อยล้าได้อย่างไร?

ขั้นตอนที่ยุ่งยากเช่นนี้ จะไม่ทำให้คนทรมานได้อย่างไร?

หลี่หรูเพิ่งจะนึกขึ้นได้ว่า เฟยเฉียนผู้นี้ ไม่เพียงแต่เป็นศิษย์ของไช่ยงผู้เชี่ยวชาญด้านวรรณกรรมเท่านั้น แต่ยังเป็นศิษย์ของหลิวหง ผู้เชี่ยวชาญด้านคณิตศาสตร์อีกด้วย…

แม้เฟยเฉียนจะเขียนรายละเอียดได้ไม่ครบถ้วน แต่หลี่หรูก็พอจะเข้าใจความหมายโดยรวมได้ โดยเฉพาะตารางความคืบหน้าที่วาดไว้ในครึ่งหลังของกระดาษ ราวกับเป็นการเปิดหน้าต่างบานใหม่ให้หลี่หรูได้เห็นทิวทัศน์ในอีกมุมมองหนึ่ง

ที่แท้เรื่องนี้ก็สามารถจัดการด้วยวิธีนี้ได้!

แต่ละงานมีผู้รับผิดชอบ สิ่งที่แต่ละผู้รับผิดชอบต้องทำในแต่ละวัน ต้องทำให้เสร็จทันเวลาและถึงระดับใด จากนั้นก็ส่งต่อให้ใครทำต่อ… ต่อเนื่องและเชื่อมโยงกันเป็นทอดๆ…

ช่างเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมหาใดเปรียบ!

สำหรับเฟยเฉียนแล้ว นี่ก็เป็นผลงานที่เขาใช้เวลาทั้งวัน นำมาคิดทบทวนและคำนวณซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนได้เป็นข้อมูลออกมา แน่นอนว่านี่เป็นสิ่งที่เขาตั้งใจเตรียมมาให้หลี่หรูโดยเฉพาะ

หากเอากระดาษแผ่นเดียวกันนี้ไปให้หลี่ว์ปู้ดู ต่อให้ดูเป็นปี จะเข้าใจได้สักแค่ไหน?

ดังนั้นเฟยเฉียนจึงไม่กังวลว่าวิธีนี้จะไปเพิ่มพลังรบให้กองทัพต่งจั๋ว เพราะการที่ไม่มีประสบการณ์จริง และไม่มีทฤษฎีพื้นฐานมารองรับ กระดาษแผ่นนี้ก็ไม่ต่างอะไรกับยันต์ผีบอก ต่อให้ได้อ่านก็ใช่ว่าจะเข้าใจ ยิ่งไม่ต้องพูดถึงการนำไปใช้งาน

นี่คือสิ่งที่เฟยเฉียนคิดขึ้นมาได้ระหว่างการเดินทาง เพื่อนำมามอบให้หลี่หรู ช่วยลดภาระงานให้เขา แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้ช่วยสนับสนุนกองทัพต่งจั๋วในระยะยาว

ต่อให้หลี่หรูจะเข้าใจและนำวิธีนี้ไปใช้ได้ แต่ต้องรู้ว่าวิทยาการจัดการระบบและการจัดองค์กรนั้น ต่อให้เป็นในยุคหลังก็ยังถือเป็นศาสตร์แห่งการผสมผสาน ไม่ใช่สิ่งที่คนธรรมดาในสมัยราชวงศ์ฮั่นที่รู้แค่การคำนวณพื้นฐานจะสามารถทำความเข้าใจได้ง่ายๆ

ดังนั้น นี่จึงเป็นเพียงเครื่องมือต่อรอง เป็นเหยื่อล่อที่ถูกยื่นมาตรงหน้าหลี่หรู เพื่อแลกกับสิ่งที่เฟยเฉียนต้องการ แน่นอนว่า เหยื่อล่อนี้ช่างหอมหวานและดึงดูดใจหลี่หรูอย่างเห็นได้ชัด

ทว่า หลี่หรูเองก็เดาความคิดของเฟยเฉียนออก เขาจึงยิ้มบางๆ วางกระดาษลง แล้วเอ่ยถามว่า “การที่จื่อเยวียนมอบสิ่งนี้ให้ คงต้องมีความต้องการสิ่งใดเป็นแน่?”